Projektų koordinavimas

Kas yra projektas? 
Projektas – procesas ir darbų visuma, kuriuos atlikus pasiekiamas projekto tikslas, t. y. per atitinkamą laiką sukuriamas produktas, paslauga ar įrankis. Pasiekus tikslą projektas užbaigiamas arba toliau tobulinamas, plėtojamas.

Kaip projektai yra įgyvendinami? 
Tam, kad projektas būtų sėkmingai vykdomas yra priskiriamas projekto koordinatorius / vadovas (jei reikia – ir asistentė). Jis (ji) ne tik bendrauja su klientais, bet ir skirsto užduotis specialistams bei prižiūri, kad darbai būtų atlikti laiku ir kokybiškai (tikrina, vertina). Taip pat nuolatos stebi, kokios yra (pvz., laiko) sąnaudos kiekvienam projekto etapui, nes nuolatos reikia tobulinti darbų organizavimą, kad galima būtų greičiau pasiekti tikslą – sukurti produktą / paslaugą / įrankį ir t.t.

Projekto metu kiekvienas specialistas atlieka jam skirtą užduotį per tam skirtą laiką. Tačiau vykdant darbus dažnai įvyksta nenumatytų aplinkybių, pvz., projekto užsakovas-klientas pakeitė nuomonę dėl tam tikrų dalykų arba atsirado naujų pageidavimų. Tuomet projektų koordinatorius (-ė) perskirsto užduotis ir / ar pakeičia jų atlikimo laiką.

Maža to, kad kiekvienas projekto dalyvis atlieka savo vaidmenį, tai dar labai svarbus yra glaudus kolegų-specialistų bendravimas ir bendradarbiavimas. Nuo to priklauso komandos darbo rezultatai ir sėkmė. Būtina nuolatos kalbėtis ir aptarti vykdomus darbus ir kaip sekasi įgyvendinti projektą.

Tam naudojamos įvairios programos ir aplikacijos, kurios pagerina, pagreitina ir palengvina darbų organizavimą ir komunikaciją. Vienos iš tokių yra „Asana“ ir „Slack“. „Asana“ – projektų apžvalga ir informacija apie juos bei užduočių (ir jų atlikimo laiko) priskyrimas specialistams. „Slack“ – bendravimui su komanda ir jos nariais, t. y. susirašinėjimai, pokalbiai, failų siuntimas.

Kuo ir kada naudinga Asmeninė asistentė Anna? 
Nors dažniausiai dirbu su e. projektais (internetinės svetainės, e. parduotuvės, IT sprendimai), bet mėgstu iššūkius! Tad su mielu noru nerčiau į dar nepažintos sferos projektą!

Įvairių sričių projektai turi panašumų ir skirtumų, niuansų ir / ar reikalaujantys specifinių žinių. Todėl būtina projektų koordinatoriui (-ei) ar projektų vadovo asistentei suteikti visą reikiamą informaciją, kuri susijusi su projektu (-ais). Žinant viską apie projektą (-us) įmanoma maksimaliai gerai organizuoti darbą.

Galiu būti naudinga tuo, jog greitai perprantu projektų veiklą ir galiu padėti valdyti projektus arba pati koordinuoti darbus. Taip pat galiu pradėti dirbti ir projektui įpusėjus. Tuo metu, kai to labiausiai reikia – kai darbų labai daug ir baiminamasi dėl darbų atlikimo terminų.

Jūs ne tik suspėsite tinkamai pabaigti projektą (-us), bet dar ir sutaupysite! Jums nereikės gaišt laiko ieškant ir įdarbinant darbuotojus, taip pat nereikės rūpintis darbo vieta ir įranga, nes aš – asistentė Anna – gebu atlikti daug darbų nuotoliniu būdu. Tačiau, žinoma, tam tikrus darbus galiu atlikti atvykus į darbo vietą.